Tipps für Zeremonienmeister - für eine gelungene Hochzeitsplanung

Das Brautpaar hat dich als Zeremonienmeister auserwählt – herzlichen Glückwunsch, sie vertrauen dir sehr.

Kopfschütteln verursachen mir immer die Paare, die jede Farbnuance auf der Tafel und jeden Serviettenknick im Voraus planen, aber den Verlauf der Feier dem Selbstlauf überlassen wollen. Anders als bei einer Geburtstagsfeier kann man bei Planungsfehlern oder wenn die Feier gegen die Wand gefahren ist nicht einfach sagen: „Im nächsten Jahr machen wir es besser!“

Vielleicht kennst du den Film "Wedding Planner - Verliebt, verlobt, verplant". Dort herrscht Jennifer Lopez als Hochzeitsplanerin wie ein Operator über den Verlauf von Trauungen und anschließenden Feiern und überlässt kein Detail dem Zufall. Genau das macht ein Zeremonienmeister. Im Film zeigt man allerdings die Profiliga, von dir als Laie werden natürlich nicht solche Höchstleistungen erwartet.

Wahrscheinlich übernimmst du diese Aufgabe sogar zum ersten Mal, darum sollen dir die nachfolgenden Tipps dabei helfen. Zu diesem Thema lassen sich einige Kapitel eines ganzen Buches füllen, ich will versuchen, mich etwas kürzer zu fassen.

Wenn du ein zuverlässiges Organisationstalent mit guten kommunikativen Fähigkeiten sowie durchsetzungsfähig bist und Freude an dieser Aufgabe hast, bist du die richtige Person für einen Zeremonienmeister.

Deine Aufgabe soll jedoch nicht darin bestehen, mit dem Brautpaar Farben für die Deko auszusuchen oder den Schriftfont der Einladungen.

Nein, du brauchst keinen langen Stock, mit dem du in würdevoller Haltung auf den Boden klopfst, bevor du jemanden oder etwas ankündigst. Die meisten deiner Handlungen finden im Hintergrund statt. Für Ansagen und Moderationen während der Feier steht in der Regel der DJ zur Verfügung.

Das Phänomen auf einer Hochzeit ist, dass irgendwie jeder Gast sich plötzlich berufen fühlt, als Entertainer, Sänger oder Spielemaster auflaufen zu wollen, egal ob er es kann oder nicht. So reicht die Resonanz der anderen Gäste auf solche Beiträge von fröhlicher Stimmung bis zu unterdrücktem Gähnen oder Flucht in die Raucherecke. Du hast es in der Hand, ob die Hochzeit von gelangweilten Gästen und einem enttäuschten Brautpaar oder von fröhlichen Gästen und einem glücklichen Brautpaar verlassen wird.

Insofern gilt: Sei lieber ein Spielverderber für einen als eine Spaßbremse für alle.

Die Vorbereitung

Lasse deine Kontaktdaten und eine Deadline für die Kontaktaufnahme mit dir (spätestens 1 Monat vor der Hochzeit) an die Gäste weitergeben, vielleicht mit der Einladung, am besten im Zusammenhang mit den Wünschen des Brautpaares für diesen Tag. Auch sämtliche Dienstleister des Hochzeitstages sollten dich als Ansprechpartner für diesen Tag kennen, genauso wie du deren Namen und Erreichbarkeiten kennen solltest.

Der Hochzeitstag wird viel schneller als erwartet vergehen. Erstelle darum gemeinsam mit dem Brautpaar eine präzise Planung für den gesamten Tag, angefangen beim Aufstehen. Plane realistisch und rechne nach, vermeide doppelte Ereignisse, längere Pausen und Planungslücken.
Beispiel für eine Dopplung: Wenn jeder Hochzeitsgast unmittelbar nach der Trauungszeremonie nur 30 Sekunden lang seine Glückwünsche ausspricht, dauert das bei 60 Gästen eine halbe Stunde. Beim anschließenden Empfang steht man aber denselben Gästen erneut gegenüber und kann deren Glückwünsche entgegennehmen.
Fazit: Eine halbe Stunde entweder länger gefeiert oder geschreddert.

Besprich mit dem Brautpaar die Möglichkeiten, den Gästen den Tagesablauf für den Hochzeitstag bekanntzugeben, vielleicht schon als Beilage der Einladung, als Flyer auf den Gästezimmern, auf einem Flipchart oder einer Tafel im Eingangsbereich der Location oder mit kleinen Displays auf den Tischen. Gäste in Ungewissheit werden ungeduldig, fragen ungehalten nach und sorgen so für schlechtere Stimmung. Gut informierte Gäste sind disziplinierter und müssen nicht erst zu den Programmpunkten „eingesammelt“ werden.

Sammle diskret die Beitragswünsche der Gäste, dulde aber keine Heimlichtuerei dir gegenüber, frage nach Inhalt und Dauer des Beitrags. Ein Gast, der kaum in der Lage ist, dir seinen Beitrag zu erklären, wird es auch während der Feier vor einem Publikum nicht besser können und sollte vielleicht nicht auftreten. Benötigt ein Gast musikalische oder technische Unterstützung, vermittle den Kontakt oder besprich das besser selbst mit dem DJ. Es ist nicht verkehrt, wenn du weiterdenkst als der Gast. Wie oft habe ich schon gehört: "Ich brauche kein Mikrofon" oder "Die Lautsprecher vom Laptop reichen für die Vorführung aus"? Nein! Das mag fürs heimische Wohnzimmer zutreffen, aber nicht vor 60 Gästen, bei denen keiner stillesitzt.

Die Gäste vergessen es oft: ihr Beitrag ist nicht der einzige. Vorallem ist er nicht nur für das Brautpaar, sondern er muss geeignet sein, die gesamte Hochzeitsgesellschaft zu unterhalten. Das gilt nicht nur für den ersten Beitrag, sondern auch noch für den zehnten.

Weise alle unerwünschten Beiträge höflich und bestimmt zurück, aber auch die, die keinen Bezug zum Brautpaar haben, keinen Unterhaltungswert versprechen oder länger als 5-8 Minuten dauern sollen. Gereimte Glückwünsche kann man dem Paar beim Empfang und Überreichen der Geschenke vortragen und muss nicht alle Gäste damit quälen. Besonders schlimm sind diese Gedicht-Downloads aus dem Internet, bei denen nur die Namen eingesetzt werden oder so unsinnige bzw. nicht mehr zeitgemäße Beiträge, wie die Hochzeitskutsche (ein Trinkspiel), Übereinstimmungsspiele, Baumstammsägen oder ein Herz aus einem Laken schneiden.

Nicht jedes Hochzeitspaar wünscht sich einen Tag voller Laien-Entertainment. Das sollte man in geeigneter Weise an die Gäste übermitteln, z.B. anstelle deiner Kontaktdaten in der Einladung vermerken. Alternativ könnte ein professioneller Unterhaltungskünstler oder Sänger ein echtes Highlight darstellen.

Ergeben sich trotzdem längere Pausen, wie z.B. zwischen einer zeitigen Trauung am Vormittag und dem Empfang am Nachmittag, lässt sich diese Zeit für ein Paar-Shooting mit dem Hochzeitsfotografen nutzen. Für die Gäste kann man diese Zeit „zur persönlichen Verwendung“ ausweisen. Weit angereiste Gäste werden diese Zeit vielleicht verwenden, um sich zu erfrischen und zu ruhen. Für die ruhelosen Gäste kann man ja Infos über Touristenmagneten in der Nähe auf den Gästezimmern auslegen. Es empfiehlt sich nicht, die Hochzeits-Location samt Bar bereits für die Gäste zu öffnen. Viele Gäste halten dem Druck einer Druckbetankung aus Langeweile nicht stand.

Neben der offiziellen Danksagung des Brautpaars kommen Ansprachen traditionell nur von den Eltern der Brautleute, in Ausnahmen auch von engen Freunden, wie z.B. den Trauzeugen. Nimm Einfluss darauf, dass diese jeweils nicht länger als 3-5 Minuten dauern. Plane sie zeitlich so, dass alle Gäste anwesend sind. Ein günstiger Zeitpunkt dafür sind die Mahlzeiten, z.B. beim Abendmenü zwischen den Gängen, direkt vor der Buffeteröffnung oder während der Kaffeetafel.

Die Hochzeitszeitung -wenn auch etwas aus der Mode gekommen- soll hier dennoch nicht unerwähnt bleiben. Zwei...drei Beiträge daraus, vorgetragen vom Verfasser, wecken das Interesse. Das Austeilen der Exemplare sollte aus Zeitgründen unterbleiben, besser ist es, sie auszulegen. Auch der Verkauf der Zeitung für einen symbolischen Preis, wobei der Erlös anschließend dem Brautpaar zugute kommt, ist keine schlechte Idee, wenn der Zeitfaktor berücksichtigt wird. Hat der Gast ein Exemplar ergattert, sollte man den Neugierigen auch die Zeit lassen, ungestört darin zu lesen und für eine angemessene Zeit keine anderen Aktivitäten einplanen.

Plane möglichst keine Unterbrechungen nach der Tanzeröffnung, bei denen sich alle Gäste setzen und zuschauen oder den Saal verlassen müssen. Während eines Feuerwerks oder eines lahmen Spiels um 22:45 Uhr wird vielen Gästen plötzlich bewusst, wie spät es ist und wie müde sie vielleicht schon sind. Unmittelbar im Anschluss werden sich solche Gäste verabschieden, die nicht in der Nähe der Location nächtigen und weitere werden sich anschließen. Je höher das Durchschnittalter der Gäste ist, umso deutlicher sind solche Effekte. Eine Eisbombe zu Mitternacht oder das Anschneiden der Hochzeitstorte erst zu dieser Zeit sind wahre Partykiller, erfahrungsgemäß klingen die Partys bei diesem gemütlichen Zusammensein sachte aus. Soll die Party deutlich länger laufen, hilft gegen den üblichen Hunger zu Mitternacht ein süßes und/ oder deftiges Fingerfood-Buffet. Kaffee dazu senkt zwar nicht den Alkoholpegel, beseitigt aber auf jeden Fall verfrühte Müdigkeit. Den Rest erledigt der DJ oder die Hochzeitsband.

Der Hochzeitstag

Der Hochzeitstag ist auch dein großer Tag. Du musst mit Feingefühl und Nachdruck deine Planung durchsetzen, jedoch ohne dass die Feiernden diesen Druck spüren. Mit den Dienstleistern ist alles geplant und besprochen. Gibt es noch Fragen, entscheidest du. Das Brautpaar soll diesen Tag feiern und sich im Idealfall keine Gedanken um Uhrzeit, Planung und Organisation machen müssen.

Entstehen gravierende Pannen, werde nicht panisch. Entwickle erst einen Plan B, bevor du das Brautpaar über die Änderungen informierst.

Auch ohne Pannen wirst du zeitlich in Verzug geraten. Sorge unbedingt dafür, dass beide Brautleute pünktlich vor dem Traualtar erscheinen, ansonsten stehe drüber und bleibe gelassen. Du bist kein Bahnschaffner und musst die Hochzeitsfeier nicht „abfertigen“. Du bist kein schlechterer Zeremonienmeister, wenn sich eine Mahlzeit mal um eine Viertelstunde verschiebt. Informiere ständig und zeitnah die von eventuellen Verzögerungen betroffenen Hochzeitsdienstleister (Friseur, Kosmetiker, Fotograf/ Videograf, Chauffeur, Küche, Service, Caterer, DJ/ Band, Unterhaltungskünstler). Lasse dich von den Trauzeugen oder engen Freunden unterstützen, delegiere Aufgaben und fungiere wie ein Dispatcher. Je größer die Feier ist, umso weniger wirst du in der Lage sein, dich selbst um jede Kleinigkeit zu kümmern. Feiern willst du ja schließlich auch.

Sage es den Gästen, wenn ein bestimmtes Verhalten erwartet wird. Beim obigen Beispiel: "Bitte bilden Sie nach der Trauung ein Spalier vor dem Gebäude und applaudieren Sie dem Brautpaar beim Verlassen. Ihre persönlichen Glückwünsche überbringen Sie bitte erst beim anschließenden Empfang."

Organisiere helfende Hände beim Empfang, sodass das Brautpaar die überreichten Geschenke nicht selbst zum Geschenkebüffet tragen muss. Kinder sind da häufig sehr fleißig und ausdauernd. Unverpackte Geldgeschenke und Geldumschläge gehören nicht aufs Geschenkebuffet.

Sorge dafür, dass Gäste, die Entertainer sein dürfen, zum Zeitpunkt ihres Auftritts auch verfügbar sind. Überprüfe, ob die technischen Voraussetzungen und benötigte Requisiten zur Verfügung stehen. Acts, die angekündigt wurden, dann aber nicht auftreten, verursachen Ungeduld und schon sinkt die Stimmung.

„Lies“ die Gäste während der Feier, „fange“ unzufriedene Gäste auf und versuche deren Problem zu lösen. Oft sind es banale Dinge, wie zu warmes Bier oder der DJ ist zu leise/ zu laut, die sich mit ein paar vermittelnden Worten aus der Welt schaffen lassen. Schlechte Stimmung verbreitet sich ebenso schnell wie gute und sollte schnell erstickt werden.

Lieber Zeremonienmeister, ich wünsche dir viel Spaß und Erfolg bei deiner Aufgabe.