Tipps für Veranstalter - für eine erfolgreiche private Party

Rechtzeitig mit der Planung beginnen

Die guten Dienstleister und Veranstaltungsorte haben auch gut gefüllte Terminkalender, teils besteht sogar ein Buchungsvorlauf von mehr als 12 Monaten. Kontaktieren Sie darum rechtzeitig Ihre Favoriten und fragen Sie nach, wie lange vor Ihrer Veranstaltung Sie buchen sollten. Sichern Sie sich zuerst die Location zu Ihrem Wunschtermin, bevor Sie weitere Dienstleister um Angebote bitten.

Das gilt ganz besonders für die warme Jahreszeit. Von Mai bis September läuft die Hochzeitssaison, hinzu kommen im Frühjahr die Jugendweihen und kirchlichen Firmungen, im Sommer die Volksfeste und bekanntermaßen gibt in der Zeit auch mehr Geburtstagsfeiern als in der kalten Jahreszeit. Zudem gilt es die Urlaubszeit zu beachten, in der Hotels und Pensionen, die Sie vielleicht für Ihre Gäste brauchen, absolut ausgebucht sind.

Sichern Sie sich vertraglich ab

Natürlich geht es auch telefonisch oder mit Handschlag, denn auch mündliche Verträge haben Rechtskraft. Aber so ein warmer Händedruck hilft nicht gegen Vergesslichkeit und menschliche Fehler. Lassen Sie sich darum immer Ihren Termin und die gebuchten Leistungen schriftlich bestätigen und überprüfen Sie, ob alles stimmt.

Ob es in meiner Branche besonders viele schwarze Schafe gibt, weiß ich nicht. Aber nicht gerade selten rufen mich sogar Brautpaare an, denen ihr DJ nur wenige Tage vor der Hochzeit abgesagt hat. Der Vorwand ist meist eine Erkrankung, der tatsächliche Grund eher ein besser bezahlter Job. Vereinbaren Sie für solche Fälle, dass Ihr Vertragspartner für gleichwertigen Ersatz zu sorgen hat.

Verraten Sie Ihren Gästen vorher, was sie erwartet

Schon der olle Knigge hat sich Gedanken gemacht, was alles in eine Einladung gehört. Anlass, Zeit und Ort reichen bei zwanglosen Treffen mit engen Freunden sicher aus.

Bei förmlicheren Anlässen sollte auch die Einladung umfangreicher sein: Geben Sie den Rahmen bekannt (z.B. Tanzparty nach einem üppigen Essen), verraten Sie dem Eingeladenen, ob er in Begleitung erscheinen darf und erwähnen Sie, wenn die Veranstaltung draußen stattfindet, sofern das nicht bereits aus dem Rahmen oder Anlass hervorgeht (z.B. Gartenparty, Grillparty). Legen Sie Wert auf bestimmte Kleidung oder auf eine Kostümierung für Mottopartys, gehört auch das unbedingt in die Einladung.

Ebenfalls empfielt es sich, in geeigneter Form die Kontaktdaten des DJ oder der Musiker weiterzugeben. Manchmal haben Gäste kleine Darbietungen als Überraschung vorbereitet, die unbedingt mit Musikern oder DJ abgestimmt werden sollten. Bei Hochzeiten kann das sogar etwas ausufern, sodass es sich empfiehlt, einen Zeremonienmeister zu benennen.

Die Location

Der Gestaltung der Location sollte man sehr große Sorgfalt widmen, denn dabei gemachte Fehler können große Auswirkungen auf die Stimmung haben.

Wählen Sie die Raumgröße passend zur Zahl Ihrer Gäste. Zu kleine Räume vermitteln Enge, die Gäste werden sich kaum bewegen und sich unbehaglich fühlen. Zu große Räume wirken leer und die Gäste verloren, selbst wenn alle Gäste gekommen sind, ebenso die Tanzflächen. Gibt es keine Alternative, rücken Sie zusammen und lassen Sie den ungenutzten Bereich durch Raumteiler abtrennen. Erinnern Sie sich kurz an Ihre Disco-Zeit, hätten Sie sich in einem nur mäßig gefüllten Club wohlgefühlt?

Platzieren Sie die Unterhaltungskünstler so, dass diese einen guten Überblick über die Tanzfläche und über die Sitzplätze haben. Achten Sie auf Stromanschlüsse und dass später verlegte Kabel nicht zu Stolperfallen für Gäste werden können. Klären Sie ab, wieviel Platz benötigt wird und ob vielleicht für den DJ ein Tisch bereitstehen muss. Bands und kostümiert auftretende Künstler bestehen in der Regel auf eine Garderobe, was Sie bereits bei der Wahl der Location berücksichtigen sollten.

Die Beleuchtung der Location sollte dimmbar oder stufenweise reduzierbar sein. In zu hellen Räumen leidet die stimmungsvolle Atmosphäre. Lässt sich das Raumlicht nur ein- und ausschalten, buchen Sie am besten zusätzliche Lichtsets bei Ihrem Unterhalter.

Egal ob Sie sich für Einzeltische oder Tafeln entscheiden, achten Sie darauf, dass so wenig Gäste wie möglich dem Unterhalter und der Tanzfläche den Rücken zukehren. Lassen Sie ausreichend Platz zu anderen Tischen und Wänden, Gäste, die sich mit eingezogenem Bauch im Seitwärtsschritt bis zur Tanzfläche durchschlängeln müssen, verzichten lieber auf den einen oder anderen Tanz. Stellen Sie die Tische aber auch nicht zu weit auseinander, so können sich Gäste auch von Tisch zu Tisch unterhalten.

Platzieren Sie Senioren möglichst weit von den Lautsprechern entfernt. Ältere Menschen empfinden die Veranstaltungslautstärke aufgrund des im Alter veränderten Frequenzbereiches ihres Gehörs meist als sehr störend, bestehend häufig auf eine deutliche Reduzierung und verärgern damit die Gäste, die gerne lauter feiern.

Da Raucher in der Regel vor die Tür müssen, machen Sie es ihnen dort nicht zu gemütlich. Heizstrahler und bequeme Sitzmöglichkeiten führen dazu, dass sie vergessen, zur Party zurückzukehren und dort dann fehlen.

Ein Kindertisch mit Malzeug und ein paar Geduldspielen beschäftigt die ganz jungen Gäste und entlastet die Eltern. Für die etwas größeren erfüllt ein Bildschirm und eine Spielekonsole den gleichen Zweck. Wollen Sie die Eltern kleinerer Kinder entlasten, organisieren Sie am besten eine Kinderbetreuung. Wenn Sie keine geeigneten Familienmitglieder haben - ich habe in der Vergangenheit sehr motivierte Studenten im Lehramt oder als Erzieher kennengelernt, die sich über ein kleines Nebeneinkommen sehr freuen.

Ein paar Stehtische abseits der Schallrichtung der Lautsprecher fördern zwanglose Gespräche zwischen den Gästen und ihr DJ muss die Musik nicht leiser machen, nur weil ein paar Gäste lieber reden als tanzen.

Auch die Sitzordnung muss passen

Die Sitzordnung erfordert manchmal besonderes Fingerspitzengefühl. Es treffen Familienmitglieder, Freunde, Mitarbeiter/ Geschäftspartner und Vereinskameraden aufeinander, die sich oft untereineinander nicht kennen. Vermeiden Sie offizielle Vorstellungsrunden! Die kosten Zeit zum Feiern und die vielen Namen merkt sich keiner. Verhindern Sie eine Gruppenbildung und sorgen Sie dafür, dass die unterschiedlichen Leute in Kontakt kommen. Mischen Sie Ihre Gäste mit der Sitzordnung! Mischen Sie aber nicht zu sehr, sodass die Gäste nur zwischen Fremden sitzen und sie sich dadurch unwohl fühlen. Gleiche Hobbys und Interessen fördern die Gespräche.

Gäste, die sich nicht leiden können, gehören natürlich nicht nebeneinandergesetzt.

Manchmal empfiehlt es sich auch, die Sitzordnung mehr oder weniger offiziell aufzuheben (vielleicht nach der formellen Bewirtung) und das Kontaktschließen dem Selbstlauf zu überlassen.

Während der Veranstaltung

Die meisten Gäste muss man nicht extra animieren. Gäste orientieren sich in der Regel am Gastgeber. Sind Sie ständig am Organisieren oder kümmern sich gar selbst um die Bewirtung, kommt nicht wirklich Stimmung auf, die Gäste sind verunsichert. Führen Sie unablässig ernste Unterhaltungen, wird das wohl die vorherrschende Atmosphäre der Party werden, auch wenn sich der DJ noch so viel Mühe gibt. Anders ist es, findet man Sie fröhlich und häufig auf der Tanzfläche. Ich bin mir sicher, Sie bleiben nicht lange alleine.

Behalten Sie dennoch Ihre Gäste im Auge. Wer sich nicht wohlfühlt, signalisiert das recht deutlich. Manchmal sind es banale Gründe und wenn Sie sich kümmern, sind die schnell aus der Welt geschafft. Schlechte Stimmung und sich verabschiedene Gäste sind genauso ansteckend.

Neben den bereits erwähnten Beschäftigungsmöglichkeiten für Kinder kann möglicherweise auch Ihr Discjockey für die Unterhaltung der jungen Gäste sorgen. Viele DJs haben passende Musik und vielleicht auch das eine oder andere Animationsspiel im Repertoire. Denken Sie auch an ein paar kleine(!) Süßigkeiten oder besser andere Preise als Belohnung für die Gewinner. Unbeschäftigte, gelangweilte Kinder fangen an zu nörgeln und bewegen ihre Eltern, sich früher von der Party zu verabschieden.

Fazit:

Es gibt nicht wirklich ein Idealrezept für eine ausgelassene Feier. Letztlich sind es bei aller gewissenhafter Vorbereitung immer die Menschen, die die Stimmung machen. Jede Gesellschaft hat dabei ihre eigene Dynamik. Darum wird auch keiner seriöser Unterhalter eine Stimmungsgarantie abgeben.